Pour étoffer leur stratégie marketing, certains établissements créent généralement une newsletter pour leurs clients. Cela a pour but de leur faire profiter de contenu exclusif et de les fidéliser. En interne, la communication n’est pas aussi optimale, ce qui peut représenter un frein à l’épanouissement du personnel et au développement de la structure. Heureusement, la diffusion d’une newsletter interne permettra de lutter contre les difficultés de communication. Quelles sont les actions à mener pour créer ce type de canal ? Cet article vous dit tout.
La newsletter interne d’une entreprise est un canal par lequel vous avez la possibilité de diffuser des nouvelles et des mises à jour relatives à votre personnel et à l’entreprise. Souvent, ce sont les ressources humaines, l’équipe de communication interne et le service marketing qui s’occupent de la création d’une newsletter interne.
Le contenu de ce bulletin d’information varie en fonction de ce que l’entreprise souhaite partager. Quoi qu’il en soit, il reste un moyen idéal pour faire passer des messages et pour améliorer la communication avec le personnel. Avec l’importance du travail à distance, la newsletter est en voie de devenir une solution incontournable pour tenir vos employés au courant des nouveautés concernant la structure.
Les newsletters internes sont un atout considérable pour toutes les structures. Voici quelques raisons pour lesquelles vous devez les utiliser.
Les newsletters internes pour promouvoir les valeurs de l’entreprise
Saviez-vous que le fait d’envoyer des newsletters internes participait à l’amélioration des valeurs de votre entreprise ? En effet, si votre culture promeut la communication et la transparence totale, un bulletin d’information est une excellente façon de le prouver.
Les newsletters internes pour informer le personnel
Votre structure est unique même si vous disposez de nombreux départements. Afin de vous assurer que les objectifs communs soient atteints, vous devez vous assurer que tous les services sont au courant de ce qui se passe au sein de l’établissement. Avec une newsletter interne, tout le monde sera au même niveau d’information.
Les newsletters internes pour maîtriser les différents rôles
Lorsque tous les départements de votre structure ne travaillent pas ensemble, ils ne peuvent pas comprendre leur importance. Grâce au partage des réalisations et des performances de chaque service, tout le monde comprendra son rôle au sein de votre établissement.
Les newsletters internes pour conserver les messages importants
Le personnel de votre entreprise communique sûrement en utilisant différents canaux. Au nombre de ceux-ci, on peut citer : les réseaux sociaux, les courriers électroniques, l’intranet, etc. Ces solutions étant variées, il se peut que vous ayez du mal à retrouver certaines informations importantes. C’est là tout l’intérêt d’opter pour une newsletter qui vous permet de retenir les messages cruciaux.
Les newsletters internes pour faire plaisir au personnel
Dans une entreprise où l’information n’est pas diffusée à tout le monde, les employés ont besoin d’être rassurés. Autrement, ils risquent d’être démotivés et de perdre en efficacité. Les newsletters internes sont le meilleur moyen de s’assurer qu’ils soient au courant de toute l’actualité inhérente à la structure.
Les newsletters internes pour la reconnaissance
Lorsqu’un employé ou un service s’occupe parfaitement d’une tâche qui lui a été assignée, il mérite d’être félicité. C’est une manière de l’encourager à faire mieux et d’améliorer la productivité. Pour ce faire, la newsletter interne est une excellente idée. Avec de la reconnaissance, il y a moins de chance pour que votre personnel ressente le besoin d’aller voir ailleurs.
Les newsletters internes pour communiquer les objectifs de la structure
Les objectifs d’un établissement ne sont pas fixes. Lorsque ceux que vous avez fixés en début d’année sont atteints, vous devez définir d’autres buts. Seulement, ces derniers ne doivent pas être gardés secrets. Vous devez garder le personnel au courant des aspirations sur le court, moyen ou long terme afin qu’il travaille pour leur concrétisation. Afin d’y parvenir, l’idéal serait de recourir aux newsletters internes.
Maintenant que vous connaissez les raisons pour lesquelles vous devez créer une newsletter interne, vous devez penser au type de contenu à proposer. Sachez qu’il existe de nombreuses options à explorer. En voici quelques-unes.
La présentation des nouveaux employés
Pour renforcer vos équipes, vous devez faire des recrutements. Lorsque de nouvelles têtes intègrent votre personnel, vous devez les présenter aux anciens employés. Ainsi, l’un des salariés du service des ressources humaines ne sera pas étonné de recevoir un e-mail d’un employé du service marketing ou d’un de ses nouveaux collègues.
Les réalisations de la structure
Tous les employés de l’entreprise participent à son bon fonctionnement. Par conséquent, lorsque vous franchissez un cap et que vous atteignez vos différents objectifs, le personnel doit être au courant. N’hésitez pas à le partager dans votre newsletter interne.
L’annonce d’événements importants
Vous organisez un zoom numérique, une fête de fin d’année, une soirée pour la rentrée, l’anniversaire d’un collaborateur ? C’est l’occasion pour tout le monde de se rassembler autour d’un évènement commun. Pour en faire la promotion, les newsletters internes sont les meilleures solutions.
La mise à jour des politiques
Les politiques de votre structure sont essentielles pour son bon fonctionnement. C’est la raison pour laquelle vous devez informer tout le personnel lorsque vous entreprenez de les mettre à jour. Introduisez les horaires de bureaux fermés, les informations relatives aux vaccinations, les politiques de prises de vacances grâce aux mises à jour annoncées dans la newsletter interne de la structure.
Les récompenses
Vous venez de remporter un prix avec votre structure ? Si oui, c’est un événement heureux que vous devriez célébrer. Pour ce faire, vous pouvez en faire l’annonce dans votre newsletter interne.
Les nouvelles relatives à votre activité
Les marchés actuels sont en perpétuelle évolution. Constamment, de nouveaux produits et prestations naissent. Pour avoir une idée de la concurrence et de votre domaine d’activité, les employés doivent être renseignés. Vous pouvez diffuser du contenu inhérent aux nouveautés de votre domaine dans la newsletter de votre établissement.
Les articles
Avoir un blog, c’est une excellente idée pour promouvoir vos services et attirer les visiteurs sur votre site internet. Lorsque vous publiez du nouveau contenu sur ce type de site, vous devez vous assurer qu’il atteigne l’audience ciblée. C’est la raison pour laquelle vous devez mettre ces articles de blogs dans votre newsletter interne. Vous permettrez ainsi à vos employés de le partager avec leurs proches.
La présentation de nouveaux produits
Lorsque vous êtes une entreprise qui vend des produits ou offre des services, vous devez informer vos équipes des nouvelles sorties et des fonctionnalités récentes. La newsletter interne est le canal idéal pour le faire.
Les retours de clients
En vendant vos produits et services, vous visez la satisfaction de votre clientèle. Lorsqu’elle est satisfaite, elle n’hésite pas à laisser des commentaires positifs au sujet de votre établissement. Avec la newsletter interne, vous pourrez partager ce type de contenu. Cela aura pour effet de motiver les employés et de booster leur productivité sur chaque projet.
La foire aux questions du personnel
En cas de soucis, les employés voudront nécessairement poser des questions aux services concernés. La newsletter peut donc accueillir une FAQ du personnel. Grâce à la compilation des interrogations fréquemment posées et à la réponse aux questions, vous satisferez les employés.
Le guide de la ville
Si vous effectuez des opérations à distance ou si vous accueillez du personnel dans vos nouveaux locaux, vous devez leur permettre de s’amuser dans cet environnement qu’ils ne connaissent pas. Par le biais d’une newsletter interne, vous avez la possibilité de leur proposer un guide de la ville. Ainsi, ils pourront se distraire en dehors des heures de travail.
Le questionnaire sur l’entreprise
Pour satisfaire les employés de manière optimale, vous devez savoir ce qu’ils pensent de la structure et de l’organisation de leur travail. C’est le genre de contenu que vous pouvez publier avec la newsletter de votre entreprise.
La formation du personnel
Vous avez besoin que votre personnel soit le meilleur qui existe sur le marché ? Vous pouvez les tenir informer des nouvelles pratiques et des dernières technologies qui existent. Conseils et astuces, webinaires, ressources en PDF, voilà autant d’éléments qui participent à leur formation. Grâce à ces différentes actions visant leur développement professionnel, vous améliorerez votre productivité et vous fidélisez votre personnel.
En raison de son importance non négligeable, la newsletter interne doit être créée au sein de votre établissement. Pour y parvenir, voici quelques pistes à explorer.
Trouver un objet de newsletter créatif
L’objet de votre newsletter conditionne sa lecture. Lorsque vos collaborateurs ouvriront leur boîte mail, c’est le premier élément qui s’affichera. Par conséquent, vous devez veiller à ce qu’il soit créatif et concis afin de captiver leur attention. Oubliez donc les formulations classiques telles que « Information importante » ou « Newsletter de juillet » qui sont trop aléatoires.
L’idéal pour trouver l’objet de votre bulletin d’information, c’est d’en dire un peu sur son contenu. Pensez alors à faire usage des chiffres et de la forme interrogative par exemple pour obtenir un excellent résultat. En fonction du type de message que vous devez diffuser, vous avez la possibilité de créer un sentiment d’urgence ou de suspense.
Sélectionner l’intitulé du bulletin d’information interne
La newsletter interne doit être un rendez-vous hebdomadaire ou mensuel pour les employés de votre structure. En d’autres termes, votre personnel doit s’attendre à ce qu’elle soit diffusée. Afin de créer un sentiment d’attente, vous devez bien choisir l’intitulé du bulletin d’information.
Mentionner l’émetteur
Il est très désagréable de recevoir une newsletter interne qui affiche un email sous le format « no-reply ». En effet, en plus d’entrer dans les spams et les courriers indésirables du personnel, il risque de ne pas être vu. C’est la raison pour laquelle vous devez mentionner l’émetteur. Lorsque la newsletter est destinée à recueillir les avis des différents collaborateurs, la non-définition d’un expéditeur peut être préjudiciable. N’oubliez pas de spécifier le destinataire pour éviter toutes ces difficultés.
Diffuser du contenu à forte valeur ajoutée
Généralement, les employés de l’entreprise ne sont pas très intéressés par la lecture de la newsletter interne. Cependant, si vous décidez de publier du contenu pertinent qui répond à leurs attentes, vous favorisez sa consultation. Selon vos préférences, vous avez la possibilité d’aborder de nombreux sujets tout en vous assurant de respecter votre ligne éditoriale.
En réalité, la newsletter interne est un excellent moyen de communiquer sur les nouveautés relatives à votre structure. Vous pouvez parler du recrutement d’un nouveau personnel, de la participation à un évènement et d’un article paru dans la presse. Selon les circonstances, vous pouvez communiquer sur le lancement d’un nouveau produit ou sur les récentes difficultés qui secouent votre entreprise.
A lire également: Comment faire du contenu éditorial?
Maintenir l’esprit d’équipe
La newsletter interne est un outil que vous pouvez exploiter pour valoriser vos collaborateurs. Elle sert aussi à présenter un nouveau collaborateur, à informer sur les changements d’équipes, à mettre en valeur un collaborateur efficace et à créer des sondages et des challenges.
Organiser la newsletter interne
Les employés ne perdent pas du temps à parcourir une newsletter interne. Ils doivent rapidement repérer les différents éléments qui les intéressent afin de vaquer à leurs autres occupations. C’est là tout l’intérêt de parfaire l’organisation de votre bulletin d’information. Vous devez créer des rubriques, définir des blocs, insérer des titres et faire de courtes descriptions pour hiérarchiser les informations.
En plus de rendre la newsletter interne claire, simple et intuitive, vous devez vous assurer qu’elle soit en responsive. En effet, tous les employés ne liront pas forcément ce contenu avec un ordinateur. Par conséquent, le bulletin d’information doit être adapté aux tablettes et aux smartphones.
Pour éviter d’être contre productif, vous devez réduire le nombre de sujets que vous souhaitez aborder dans votre newsletter. Pensez à intégrer des call to action pour rediriger le personnel vers des contenus plus approfondis situés sur le site web, les formulaires ou le blog de l’entreprise.
Miser sur l’attractivité du contenu
Vous devez bien sélectionner le type de contenu et les articles que vous souhaitez rédiger. Cependant, si l’environnement dans lequel vous les présentez n’est pas attirant, vous courez le risque qu’ils ne soient pas lus. C’est la raison pour laquelle vous devez éviter la monotonie afin de conserver l’attention du lecteur. Optez pour l’intégration d’images, de vidéos et d’infographies pour rendre le contenu attractif.
Garder un style et un ton optimal
À travers la newsletter interne, vous vous adresserez à vos employés. Par conséquent, vous devez garder un ton conversationnel et adapter le style d’écriture aux valeurs que vous prônez en interne. Si vous êtes une entreprise commerciale décontractée, vous ne devez pas écrire une newsletter comme un cabinet de dentiste.
Privilégier la concision et la douceur
Dans la majorité des cas, ne pas en dire beaucoup, c’est en dire plus. Vous devez vous assurer que votre newsletter soit de qualité. Prenez donc le temps de réfléchir aux mots que vous utiliserez. En utilisant les bonnes formulations, vous n’aurez pas besoin de rédiger un contenu kilométrique pour vous faire comprendre.
Tenir compte de la charte graphique de l’entreprise
La charte graphique est un document de travail qui définit les règles d’utilisation du logo, des couleurs et des polices utilisées par une structure. Spécifique à chaque entreprise, elle permet de présenter cette dernière au grand public. Dans le but de créer votre newsletter interne, vous devez respecter la charte graphique de votre établissement. Cela permettra d’utiliser le bulletin d’information comme un outil de communication.
N’hésitez pas à recourir à la charte pour adapter chaque élément graphique qui constitue la newsletter. Boutons de call to action, couleurs, police d’écriture, images, veillez à ce que chaque détail soit respecté.
Maintenir une fréquence de publication
Il n’y a aucune règle que vous devez respecter en ce qui concerne la fréquence de diffusion d’une newsletter interne. Selon vos préférences, elle peut être mise en ligne toutes les semaines, les mois, les deux mois ou les trois mois. C’est à vous de définir la fréquence en fonction de la qualité et de la quantité de contenu à diffuser. Vous devez cependant vous assurer que l’envoi soit fait régulièrement. Si vous optez pour la publication mensuelle d’une newsletter interne, vous devez garder ce rythme. Cela permettra à vos collaborateurs de répondre présent à tous les rendez-vous et de faire connaissance avec le contenu.
Trouver le bon timing pour l’envoi de la newsletter interne
En fonction de la politique de votre structure, vous pouvez faire varier la période d’envoi de la newsletter interne. Certains établissements choisissent la fin de semaine afin d’influer sur l’état d’esprit créé par l’approche du week-end. D’autres entreprises évitent impérativement cette période et privilégient le lundi dans le but de lancer l’actualité de la semaine. Quelle que soit l’option sélectionnée, vous devez éviter d’envoyer la newsletter en dehors des heures de travail.
Surveiller les métriques des newsletters internes
Qu’elle soit une newsletter BtoB ou une newsletter BtoC, votre structure doit nécessairement tenir compte des métriques. Ce sont des données généralement fournies par les solutions de création de newsletters. Grâce à elle, vous pourrez analyser le taux d’ouverture, le nombre de partages et le nombre de clics.
Somme toute, la newsletter interne est essentielle au développement de votre entreprise. N’hésitez donc pas à l’exploiter pour améliorer votre communication. Quelles sont les autres solutions que vous utilisez en interne pour communiquer ?